Privatlivspolitik for Skaklejren på Tjele Efterskole

Når du eller dit barn deltager i skaklejren, behandler vi en række personoplysninger. Herunder kan du læse, hvordan og hvorfor vi behandler disse oplysninger, og hvilke rettigheder du har i den forbindelse.

Dataansvarlig

Skakforeningen God Kamp er ansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager og anvender i forbindelse med lejren. Vi er en frivillig forening, der arrangerer en skaklejr for børn og unge i sommerferien.

Kontaktoplysninger
E-mail: allan@godkamp.dk
Alternativt via kontaktformularen på vores hjemmeside.

Formål med behandling

Vi indsamler og anvender personoplysninger for at kunne planlægge og gennemføre lejren på forsvarlig og tryg vis for deltagerne. Det inkluderer bl.a. overnatning, måltider, aktiviteter og kommunikation med forældre.

Derudover dokumenterer vi lejrens afvikling og historie, bl.a. gennem resultater og billeder på vores hjemmeside.

Retsgrundlag for behandling

Vi behandler oplysninger efter følgende hjemler i databeskyttelsesforordningen:

• Artikel 6, stk. 1, litra a – Samtykke (gælder fx helbredsoplysninger og særlige ønsker).

• Artikel 6, stk. 1, litra f – Legitim interesse (gælder fx offentliggørelse af billeder og resultater).

Hvilke oplysninger behandler vi?

Almindelige personoplysninger:

• Navn, fødselsår, køn

• Adresse og kontaktoplysninger

• Klubbens navn og ratingtal

• Resultater fra turneringer og aktiviteter

• T-shirt-størrelse og særlige ønsker (fx værelsesønsker, kostpræferencer)

• For børn under 18: Forældre/værgers kontaktoplysninger

• Billeder og videooptagelser fra lejren

Følsomme personoplysninger:

• Oplysninger om allergier, medicin og eventuelle helbredsmæssige hensyn

Hvad offentliggør vi?

Vi offentliggør følgende på vores hjemmeside:

• Navn, fødselsår, køn, rating og klubtilhørsforhold

• Resultater fra lejrens aktiviteter

• Udvalgte billeder og videoer fra lejren

Vi deler også lejrbilleder på vores sociale medier i løbet af lejren. Dette sker med omtanke og med respekt for deltagernes tryghed.

Hvad bruges oplysningerne til internt?

De interne oplysninger bruges til:

• Værelsesinddeling og gruppeopdeling

• Planlægning af mad og aktiviteter

• Kommunikation med forældre/værger

• Sikkerhed i tilfælde af sygdom eller særlige behov

Hvor stammer oplysningerne fra?

Oplysningerne kommer enten:

• Direkte fra tilmeldingen (deltager eller forældre)

• Lejrdeltagere og ledere

• Dansk Skak Unions offentlige ratinglister

Opbevaring og sletning

• Følsomme oplysninger slettes senest 3 år efter den pågældende lejr.

• Øvrige interne oplysninger slettes senest når deltageren fylder 21 år.

• Billeder, resultater og andre historiske oplysninger opbevares løbende som en del af lejrens historiske arkiv.

Samtykke og tilbagetrækning

Har vi bedt om dit samtykke (fx til behandling af helbredsoplysninger), kan du til enhver tid trække det tilbage ved at kontakte os. Det påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket.

Dine rettigheder

Du har ret til:

• Indsigt i de oplysninger, vi har om dig

• At få rettet urigtige oplysninger

• At få slettet oplysninger i visse tilfælde

• At gøre indsigelse mod behandling

• At få begrænset behandlingen

• At få overført dine oplysninger

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, kan du kontakte os via vores kontaktoplysninger.

Klage

Er du utilfreds med, hvordan vi behandler dine oplysninger, kan du kontakte os – eller rette henvendelse til Datatilsynet via www.datatilsynet.dk.